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キーボードの上にハリネズミ(写真はイメージです)
 
今回は、当事業所で行っている入力作業について
一例ですがご紹介させていただきます😉
 
 

 ■作業名:アンケート入力
 ■作業期間:5日間
 ■件数:914件

 
 
1. 入力フォーマット
入力作業は原則、所定のフォーマットに入力する形で行います。
今回は実際の設問内容を基に、当事業所でExcelファイル化しました。
入力用のフォーマットと、納品用のフォーマットを2つ用意しました。
 
 
具体的には、

 ・択一式の設問(例:1~5から1つ)には1列使うが、複数選択の設問は選択肢の数だけ列を用意する(例:「1~9から3つ」なら9列)
 ・「その他」の選択肢に記述欄がある場合、記述用に1列用意する
 ・入力用のフォーマットでは、入力漏れか無回答かを判別するため、択一式の設問はドロップダウン式(入力候補の項目が一覧表示される方式)に「回答無し」の選択肢を用意し、複数選択の設問には「回答無し」の列を用意する
 ・入力用のフォーマットには、入力漏れや誤入力を減らすために、入力したセルに自動で色を付け、範囲外の数値の入力時にエラーか警告を出す

 
 
2. 入力規則
入力作業は原則、見たまま入力となっています。
入力規則については入力作業を行うたびに、細かな入力方法を確認します。
 
 
今回の入力規則の一例を挙げます。

 ・数字、アルファベット、記号は全て半角(但し、アルファベットは固有名詞のみ全角)
 ・単一選択の項目が複数選択されていた場合など、規定数を超える回答数がある場合は一旦全て入力し、集計時は「その他」以外を規定数になるようにランダムに選ぶ
 ・枝分かれの設問(枝問は「はい」と答えた方のみが対象)で「親問に回答なし、枝問に回答あり」の場合、枝問が否定回答でなければ親問を「はい」と答えた扱いにする

 
 
3. 入力・校正
アンケートの冊子には1から通し番号をつけ、25件ずつのセットに分けました。
基本的に誰がどのセットを担当し、何件終わっているかを管理できるように一覧表を作成します。
 
 
今回は1人目が入力・一次校正(入力内容の見直しと修正)を行い、2人目が二次校正を
行う方式で作業を行いました。二次校正では元の入力データのコピーを編集し、変更内容を所定の用紙に書き込む形をとりました。
 
 
4. 集計
二次校正の後は担当スタッフの役割です。2つのファイルを比較して変更箇所を確認して、セットごとに分けられたExcelデータを一本化しました。
(1~25、26~50、……、901~914 ⇒ 1~914)
 
 
さらに、今回は以下のことを行いました。

 ・過剰数の回答から規定数抽出する(例:3つ選択のところの回答が「1,4,5,7」で、そこから無作為に3つ選ぶ)
 ・選択肢を抽出した後のデータを納品用フォーマットに変換する
 ・記述式の回答を設問ごとに抽出し、Wordファイルにまとめる
 ・データを集計し、設問ごとに集計結果をグラフ化する
 ・性別・年代・学区別にデータを集計し、設問ごとに集計結果をグラフ化する

 
 
今回は、小分けにしてアンケートを入稿することで早めに入力作業を始めることができ、
時間に余裕をもって行うことができました。
入力作業によって集中力を鍛えたり、タイピング練習の成果を発揮したりできます。
今後も定期的に入力作業をやる機会がやってきますよ♪