今回は、当事業所で行っている入力作業について、
入力後のチェックで使うツールの一例をご紹介させていただきます💻
2つのExcelファイルの入力内容を比較するツールで、
事業所に通う訓練生が作ってくれました！
これを使う機会は2種類あります。
1. 各サンプルについて、2人が個別に入力し、それらを照合する場合
2. 1人目が入力したデータに対して2人目が二次校正を行い、
校正前後で変更点を確認する場合
2. 1人目が入力したデータに対して2人目が二次校正を行い、
校正前後で変更点を確認する場合
ここで、概略図をこちらに紹介します。
実際のツールでは、マクロを使ってExcelファイルをシートに読み込み、
違いのあるセルの数も判別しています。
1人目と2人目が5件分自由記述をして、内容を照合するという設定です。
各入力内容をEXACT関数で照合し、完全一致しないデータを黄色く塗っています。
（例えば、H3には「=EXACT(B3,E3)」という計算式を入れます。）
比較対照のため、「=」演算子で比較した結果も掲載します。
・データ1と5は完全一致していますのでTRUEと判定されます。
・データ2は7字目が違いますのでFALSEと判定されます。
・データ3は半角数字と全角数字の違いがありますのでFALSEと判定されます。
・データ4では大文字・小文字の違いのみがあります。
EXACT関数ではFALSEと判定されますが、「=」比較ではTRUEと判定されてしまいます。
以上のように、データ2,3,4の3件が不一致と判定されました。
このように、相違点があるセルがひと目でわかる仕様になっていますので、
照合作業の効率化にも役立っています。作ってくださった方には感謝しております！
ExcelにもEXACT比較やIF分岐など、関数は沢山あります。
それらを調べて使いこなすのも勉強の一つですよ！