今回は、当事業所で行っている入力作業について
一例ですがご紹介させていただきます😉
■作業名：アンケート入力
■作業期間：5日間
■件数：914件
■作業期間：5日間
■件数：914件
1. 入力フォーマット
入力作業は原則、所定のフォーマットに入力する形で行います。
今回は実際の設問内容を基に、当事業所でExcelファイル化しました。
入力用のフォーマットと、納品用のフォーマットを2つ用意しました。
具体的には、
・択一式の設問（例:1～5から1つ）には1列使うが、複数選択の設問は選択肢の数だけ列を用意する（例:「1～9から3つ」なら9列）
・「その他」の選択肢に記述欄がある場合、記述用に1列用意する
・入力用のフォーマットでは、入力漏れか無回答かを判別するため、択一式の設問はドロップダウン式（入力候補の項目が一覧表示される方式）に「回答無し」の選択肢を用意し、複数選択の設問には「回答無し」の列を用意する
・入力用のフォーマットには、入力漏れや誤入力を減らすために、入力したセルに自動で色を付け、範囲外の数値の入力時にエラーか警告を出す
・「その他」の選択肢に記述欄がある場合、記述用に1列用意する
・入力用のフォーマットでは、入力漏れか無回答かを判別するため、択一式の設問はドロップダウン式（入力候補の項目が一覧表示される方式）に「回答無し」の選択肢を用意し、複数選択の設問には「回答無し」の列を用意する
・入力用のフォーマットには、入力漏れや誤入力を減らすために、入力したセルに自動で色を付け、範囲外の数値の入力時にエラーか警告を出す
2. 入力規則
入力作業は原則、見たまま入力となっています。
入力規則については入力作業を行うたびに、細かな入力方法を確認します。
今回の入力規則の一例を挙げます。
・数字、アルファベット、記号は全て半角（但し、アルファベットは固有名詞のみ全角）
・単一選択の項目が複数選択されていた場合など、規定数を超える回答数がある場合は一旦全て入力し、集計時は「その他」以外を規定数になるようにランダムに選ぶ
・枝分かれの設問（枝問は「はい」と答えた方のみが対象）で「親問に回答なし、枝問に回答あり」の場合、枝問が否定回答でなければ親問を「はい」と答えた扱いにする
・単一選択の項目が複数選択されていた場合など、規定数を超える回答数がある場合は一旦全て入力し、集計時は「その他」以外を規定数になるようにランダムに選ぶ
・枝分かれの設問（枝問は「はい」と答えた方のみが対象）で「親問に回答なし、枝問に回答あり」の場合、枝問が否定回答でなければ親問を「はい」と答えた扱いにする
3. 入力・校正
アンケートの冊子には1から通し番号をつけ、25件ずつのセットに分けました。
基本的に誰がどのセットを担当し、何件終わっているかを管理できるように一覧表を作成します。
今回は1人目が入力・一次校正（入力内容の見直しと修正）を行い、2人目が二次校正を
行う方式で作業を行いました。二次校正では元の入力データのコピーを編集し、変更内容を所定の用紙に書き込む形をとりました。
4. 集計
二次校正の後は担当スタッフの役割です。2つのファイルを比較して変更箇所を確認して、セットごとに分けられたExcelデータを一本化しました。
（1～25、26～50、……、901～914 ⇒ 1～914）
さらに、今回は以下のことを行いました。
・過剰数の回答から規定数抽出する（例:3つ選択のところの回答が「1,4,5,7」で、そこから無作為に3つ選ぶ）
・選択肢を抽出した後のデータを納品用フォーマットに変換する
・記述式の回答を設問ごとに抽出し、Wordファイルにまとめる
・データを集計し、設問ごとに集計結果をグラフ化する
・性別・年代・学区別にデータを集計し、設問ごとに集計結果をグラフ化する
・選択肢を抽出した後のデータを納品用フォーマットに変換する
・記述式の回答を設問ごとに抽出し、Wordファイルにまとめる
・データを集計し、設問ごとに集計結果をグラフ化する
・性別・年代・学区別にデータを集計し、設問ごとに集計結果をグラフ化する
今回は、小分けにしてアンケートを入稿することで早めに入力作業を始めることができ、
時間に余裕をもって行うことができました。
入力作業によって集中力を鍛えたり、タイピング練習の成果を発揮したりできます。
今後も定期的に入力作業をやる機会がやってきますよ♪