1月6日（金）に行った事務プログラムを紹介します🍀
今回の参加者は5名で、先月上旬とは全く違うメンバーで行いました。
当事業所では、定期的にお客様から依頼された紙媒体情報を
電子データ化する作業を行っております。
今回も、「名刺の束から内容を1枚1枚所定のExcelファイルに入力し、
Excelの表にまとめる」という作業を想定した訓練を行いました。
架空の名刺サンプルを20件まで用意して、
時間の許す限り所定のフォーマットに入力してもらいました。
今回使ったフォーマットには、
「会社形態と社名が分けられて『株式会社』部分が
前に来るか後ろに来るかを区別しない」などの制約がありますが、
実際の入力作業では入力ルールが細かく定められます。
訓練生によってスピードはまちまちで、
始めたばかりの人は2～3件をじっくり入力していましたが、
その一方で、入力に慣れていれば速度も上がります。
25分間のうちに、速い人は10件を超えています！
残り10分で各自見直しをしてもらいました。
入力漏れや誤字・脱字など、この段階で入力ミスを見つけていきます。
その後余った時間で入力の続きを行ってもらいました。
名刺をスキャンするだけで自動データ化するアプリも存在していますが、
全ての企業で採用されているわけではありません。
それ以外の案件でも顧客情報をPC上にデータ化することは考えられますし、
やはり入力作業にはスピードや正確性が問われたりします。
タイピング練習はそれの「基礎」となる大切な訓練となります。